Montra Hotels

BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER HOS MONTRA HOTELS

Montra Hotels er en hotelkæde, der består af følgende fire hoteller:

Montra Hotel Sabro Kro
Viborgvej 780
8471 Sabro
CVR-nr. 24222101

Montra Odder Parkhotel
Thorvald Køhlsvej 25
8300 Odder
CVR-nr. 20606231

Montra Skaga Hotel
Willemoesvej 1
9850 Hirtshals
CVR-nr. 24230996

Montra Hotel Hanstholm
Chr. Hansensvej 2
7730 Hanstholm
CVR-nr. 26289335

Nedenfor kan du læse hvordan Montra Hotels (”vi”, ”os” eller ”vores”) behandler dine personoplysninger, når du er gæst, leverandør, samarbejdspartner, pårørende til vores ansatte eller i øvrigt benytter dig af de services, vi tilbyder.

1. DATAANSVAR

De fire hoteller, der indgår i Montra Hotels-kæden, er hver især selvstændigt dataansvarlige for den behandling af personoplysninger, de foretager i forbindelse med deres drift. Den er derfor det hotel, du har indgået en aftale med, fx om leverance af et hotelophold, der er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.

Der kan i visse tilfælde være et fælles dataansvar mellem de fire hoteller i Montra Hotels og hotellernes moderselskab, Montra Hotel A/S, ligesom der i forbindelse med hotellernes brug af sociale medier kan være et fælles dataansvar med udbyderen af det sociale medie. Hvis det er tilfældet, er det beskrevet nærmere under den behandlingsaktivitet, som det fælles dataansvar vedrører.

Vi kan behandle personoplysninger om dig i en række forskellige situationer. Nedenfor kan du bl.a. læse om, hvornår vi behandler dine personoplysninger, til hvilke formål vi behandler dem, og hvor længe vi opbevarer dem. Bemærk, at ikke samtlige af de angivne formål, kategorier af oplysninger, modtagere af oplysninger eller typer af behandling gælder for dig i alle tilfælde. Manglende afgivelse af personoplysninger fra din side kan betyde, at vi kan være ude af stand til levere vores ydelser eller til at opfylde vores forpligtelser over for dig. Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte os på persondata@montrahotels.dk.

2. GÆSTER

Når du bestiller et ophold eller arrangement hos os, fx online via vores hjemmeside eller ved at kontakte os, behandler vi en række oplysninger om dig, for at kunne levere de ydelser, du har bestilt.

Vi tilstræber at sikre, at alle personoplysninger, vi behandler, er korrekte og opdaterede. Vi beder dig derfor om altid at give os besked om eventuelle ændringer til de oplysninger, du har givet os. På den måde kan vi sikre, at dine personoplysninger er korrekte og ajourførte.

Det enkelte hotel er sammen med moderselskabet, Montra Hotel A/S, fælles dataansvarlig for den behandling af personoplysninger der sker i hotellets bookingsystem, idet den overordnede administration, styring og tilrettelæggelse af driften af Montra Hotels varetages af Montra Hotel A/S. Der er indgået en aftale om fælles dataansvar med Montra Hotel A/S, der fordeler og fastlægger ansvaret for at overholde databeskyttelsesreglerne mellem det enkelte hotel og Montra Hotel A/S.

De oplysninger, vi behandler om dig, når du er gæst hos os, sletter vi som udgangspunkt 3 år efter opholdets afslutning. Oplysningerne kan dog efter en konkret vurdering opbevares i en længere periode, når dette er nødvendigt for at opfylde formålet, for eksempel i forbindelse med tvister. Formålet med opbevaringen er at kunne dokumentere bookinghistorikken. Fakturaoplysninger opbevares i regnskabsåret plus 5 år, jf. artikel 6(1)(c) GDPR, jf. bogføringslovens § 10.

2.1 Bookingoplysninger

Når du er gæst hos os, behandler vi en række oplysninger om dig, for at vi kan opfylde vores forpligtelser over for dig og leverer det ophold eller arrangement, du har bestilt. Det gælder bl.a. følgende oplysninger: kontaktoplysninger (navn, telefonnummer, e-mailadresse og evt. stilling), betalingsoplysninger og information om det ophold/arrangement, du har købet hos os (bookinghistorik).

Vi bruger som udgangspunkt artikel 6(1)(b) GDPR som behandlingsgrundlag for disse oplysninger, da der er tale om personoplysninger, som er nødvendige at behandle for at opfylde vores forpligtelser over for dig efter vores aftale. Vi kan også bruge artikel 6(1)(f) GDPR som behandlingsgrundlag i de tilfælde, hvor opholdet eller arrangementet ikke er bestilt af dig selv. Vi bruger også artikel 6(1)(f) GDPR som behandlingsgrundlag, når vi behandler oplysningerne for at varetage den løbende administration og tilrettelæggelse af driften af vores virksomhed, herunder bl.a. opretholdelse af vores bookingregistre, udarbejdelse af statistikker, udsendelse af tilfredshedsundersøgelser til vores gæster efter endt ophold mv.

2.2 Oplysninger om særlige behov

Når du bestiller et ophold eller et arrangement hos os, har du mulighed for at oplyse, at du har ønsker til specialkost, og at du har behov for særlig assistance under opholdet. Disse oplysninger, og andre oplysninger som du måtte give om dine eller andre gæsters helbredsmæssige forhold, fx oplysninger om allergier, sygdomme, handicap eller lignende, kan være følsomme oplysninger. Hvis vi i forbindelse med din bestilling, behandler følsomme oplysninger om dig, vil vi bede dig om dit samtykke til at behandle oplysningerne. I denne situation bruger vi artikel 9(2)(a) GDPR, jf. artikel (6)(1)(a) GDPR som behandlingsgrundlag.

2.3 Gæstehenvendelser og reklamationer

Som gæst hos os, har du altid mulighed for at kontakte os med spørgsmål eller for at indberette et problem i forbindelse med dit ophold eller dit arrangement. Vi bruger artikel 6 (1)(b) GDPR, artikel 6 (1)(f) GDPR og artikel (9)(2)(f) GDPR, jf. artikel 6(1)(b) og artikel 6(1)(f) GDPR til at behandle de personoplysninger, du giver os, når du henvender dig med spørgsmål eller indrapporterer problemer eller klager til os i forbindelse med dit ophold eller dit arrangement.

Vi behandler disse oplysninger for at opfylde vores forpligtelser over for dig med hensyn til leverancen af det ophold eller arrangement, du har bestilt. Oplysningerne behandles desuden med det formål at varetage vores interesse i at sikre en effektiv og professionel administration og drift af vores virksomhed, fx i forbindelse med tvister, da oplysningerne i sådanne tilfælde kan have indflydelse på vores retsstilling.

3. HJEMMESIDE

Når du besøger vores hjemmeside, www.montrahotels.dk, indsamler vi via cookies oplysninger om dit besøg. Cookies er små tekstfiler, der lagres på din telefon, tablet, computer mv., som gør det muligt at indsamle information om, hvilke hjemmesider du besøger, og hvilke af hjemmesidens funktioner du benytter. Disse oplysninger kan i nogen tilfælde være personhenførbare. Oplysninger om hvilke cookies vi bruger, formålet med dem, og hvor længe de er aktive, finder du i cookiedeklarationen på vores hjemmeside. Behandling af personhenførbare oplysninger via cookies sker på baggrund af dit samtykke, jf. artikel 6(1)(a) GDPR.

De fire hoteller, der indgår i Montra Hotels, og vores moderselskab, Montra Hotel A/S, er fælles dataansvarlige for den behandling af personoplysninger, der sker, når du besøger www.montrahotels.dk. Der er indgået en aftale om fælles dataansvar, der fordeler og fastlægger ansvaret for at overholde databeskyttelsesreglerne mellem de fire hoteller i Montra Hotels og Montra Hotel A/S.

4. SOCIALE MEDIER

Når du besøger vores profil/side på sociale medier (Facebook, Instagram og LinkedIn) er vi fælles dataansvarlige med udbyderen af det sociale medie for den behandling af personoplysninger, der sker på vores profil/side. Du skal derfor være særligt opmærksom på, at udbyderen af det sociale medie behandler oplysninger om dig, når du besøger eller interagerer med vores profil/side. Behandling kan også ske, selvom du ikke selv har en profil på det pågældende sociale medie. Der vil typisk være tale om følgende oplysninger:

Oplysninger der er tilgængelige på din profil
Oplysninger om at du ”synes godt om” eller har benyttet andre reaktioner på vores profil/side
Kommentarer eller reaktioner på vores opslag
Oplysninger om at du har besøgt vores profil/side

Vores formål med at benytte sociale medier er at forbedre vores produkter og services samt at kunne kommunikere med og markedsføre os over for vores gæster, følgere og andre potentielle nye gæster. Til disse formål bruger vi bl.a. den statistik og analyse, som vi løbende modtager om de besøgende på vores profil/side fra udbyderen af det sociale medie.

Udbyderen af det sociale medie vil typisk behandle personoplysninger om dig med det formål at udarbejde statistikker om din adfærd, blandt andet på baggrund af dit besøg på vores profil/side, at forbedre sit annoncesystem, samt at foretage annoncering og tilpasning af aktiviteterne på profilen/siden. Vær opmærksom på, at udbyderen af det sociale medie kan dele oplysninger med blandt andet partnere, annoncører, målingspartnere og forskere, lige som de kan overføre oplysninger til lande uden for EU/EØS.

Du kan finde mere information om, hvordan udbyderne af de pågældende sociale medier behandler dine oplysninger her:

Facebook:

Instagram:

LinkedIn:

De oplysninger, du vælger at offentliggøre på vores profil/side på sociale medier, bliver delt med mange mennesker. Du bør derfor ikke beskrive forhold eller dele billeder mv., som du ikke ønsker skal være alment tilgængelige. Du opfordres til aldrig at skrive følsomme eller fortrolige personoplysninger om dig selv eller andre, når du selv laver opslag eller kommenterer på vores opslag på sociale medier. Du har selv mulighed for at slette dine egne opslag og kommentarer på vores profil/side, når du ikke længere ønsker, at de skal være tilgængelige på profilen/siden.

Som behandlingsgrundlag bruger vi interesseafvejningsreglen i artikel 6(1)(f) GDPR og vores legitime interesse i at markedsføre os og kommunikere med gæster, følgere og andre potentielle nye gæster på sociale medier, samt i at kunne forbedre vores produkter og services.

5. TV-OVERVÅGNING

Når du besøger Montra Hotel Sabro Kro eller Montra Odder Parkhotel, kan vi behandle oplysninger om dig i form af videooptagelser fra vores tv-overvågning. Der er opsat skiltning på alle de arealer, som tv-overvåges. Alle optagelser lagres sikkert og afspilles kun, hvis det er nødvendigt, fx i forbindelse konkret mistanke om et strafbart forhold. Optagelser afspilles kun for personer, der har et arbejdsbetinget behov for at se dem. Optagelser fra tv-overvågningen kan efter omstændighederne udleveres til politiet. Optagelserne slettes som udgangspunkt efter 30 dage. Optagelserne kan dog opbevares i en længere periode, hvis det er nødvendigt som følge af behandlingen af en konkret hændelse, for eksempel i forbindelse efterforskning af et muligt strafbart forhold. Vi bruger som interesseafvejningsreglen i artikel 6(1)(f) GDPR og databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 som behandlingsgrundlag, da vi har en legitim interesse i at kunne iværksætte de sikkerhedsforanstaltninger, vi finder nødvendige i forbindelse med driften af vores virksomhed.

6. ELEKTRONISK MARKEDSFØRING OG KONKURRENCER

Når du modtager elektronisk markedsføringsmateriale fra os eller deltager i konkurrencer, behandler vi oplysninger om dit navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, om dine interesseområder i forhold til markedsføring eller kommunikation fra os, samt de oplysninger, som du i øvrigt giver til os i den forbindelse.

Vi behandler også oplysninger om din brug af den markedsføring, vi sender til dig, herunder om du har åbnet en e-mail fra os, om e-mailen er læst, hvilke links du har klikket på, og hvilke sider på vores hjemmeside, du har besøgt (site tracking). Vi behandler dine oplysninger for at kunne markedsføre vores virksomhed og vores produkter overfor dig, samt til administration af konkurrencer, herunder udtrækning af vindere mv. Vi bruger oplysningerne om dine præferencer og din brug af den markedsføring, vi sender til dig, for at forstå den måde som vores gæster tager imod vores markedsføring, og for løbende at tilrettelægge, målrette og forbedre markedsføringen over for dig og vores øvrige gæster. Vi sender kun markedsføringsmateriale til dig på e-mail, sms eller via en anden elektronisk kanal under overholdelse af markedsføringslovens regler herom. Vi bruger artikel 6(1)(a) GDPR som behandlingsgrundlag.

Når du modtager elektronisk markedsføring fra os, opbevarer vi oplysningerne om dig frem til det tidspunkt, hvor du framelder dig vores elektroniske markedsføring. Hvis du har deltaget i en konkurrence, men ikke har tilmeldt dig til vores elektroniske markedsføring, opbevarer oplysningerne, så længe det er nødvendigt for at gennemføre og foretage en efterfølgende evaluering af den konkurrence, du har deltaget i.

De fire hoteller der indgår i Montra Hotels og vores moderselskab, Montra Hotel A/S, er fælles dataansvarlige for den behandling af personoplysninger, der sker, når du modtager elektronisk markedsføring eller deltager i konkurrencer. Der er indgået en aftale om fælles dataansvar, der fordeler og fastlægger ansvaret for at overholde databeskyttelsesreglerne mellem de fire hoteller i Montra Hotels og Montra Hotel A/S.

7. LEVERANDØRER OG SAMARBEJDSPARTNERE

I forbindelse med vores samarbejde med vores leverandører og samarbejdspartnere kan der være tilknyttet én eller flere personer, der på forskellig vis indgår i samarbejdet. Det kan for eksempel være personer, der er arbejder hos disse leverandører og samarbejdspartnere. Hvis du er en af disse personer, kan vi behandle personoplysninger om dig. Vi behandler oplysningerne med det formål at kunne opfylde den aftale, vi har indgået med den leverandør eller samarbejdspartner, du er tilknyttet, og hvor det er relevant for at kunne opfylde aftaler med vores gæster. Vi behandler som udgangspunkt kun almindelige oplysninger, som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, stilling og tilsvarende kontaktoplysninger. Herudover behandler vi de oplysninger, der udveksles med os som led i vores samarbejde. For eksempel e-mailkorrespondance og anden post. Oplysningerne indsamles som udgangspunkt hos dig eller hos andre personer hos den leverandør eller samarbejdspartner, som du er tilknyttet.

Når du er direkte part i den aftale, vi har indgået med leverandøren eller samarbejdspartneren, er grundlaget for behandlingen artikel 6(1)(b) GDPR. Ellers er grundlaget artikel 6(1)(f) GDPR og vores legitime interesse i at kunne opfylde den aftale, vi har indgået med den leverandør eller samarbejdspartner, som du er tilknyttet, herunder at kunne kommunikere med vores leverandører og samarbejdspartnere som led i vores almindelige virksomhedsdrift.

Oplysningerne slettes som udgangspunkt 3 år efter leverandør- eller samarbejdsforholdets ophør. Oplysningerne kan dog efter en konkret vurdering opbevares i en længere periode, når dette er nødvendigt for at opfylde formålet, for eksempel i forbindelse med tvister. Formålet med opbevaringen er at kunne dokumentere historikken i leverandør- eller samarbejdsforholdet frem til det tidspunkt hvor forældelsesfristen indtræder for et evt. krav opstået under leverandør- eller samarbejdsforholdet. Fakturaoplysninger opbevares i regnskabsåret plus 5 år jf. artikel 6 (1)(c) GDPR jf. bogføringslovens § 10.

8. PÅRØRENDE TIL VORES ANSATTE

Når du er nærmeste pårørende til en af vores ansatte, behandler vi dine kontaktoplysninger. Det gør vi, for at vi kan kontakte dig, hvis det bliver nødvendigt, for eksempel hvis din pårørende bliver akut syg eller i en lignende situation. Vi bruger interesseafvejningsreglen i artikel 6 (1)(f) GDPR som behandlingsgrundlag. Vi har en legitim interesse i at kunne kontakte vores ansattes nærmeste pårørende, hvis der opstår behov for det.

9. OVERFØRSEL TIL LANDE UDEN FOR EU/EØS

Databeskyttelseslovgivningen i lande uden for EU/EØS kan være lempeligere, end den er i Danmark og det øvrige EU/EØS. I visse lande har EU-Kommissionen dog fastlagt, at databeskyttelsesniveauet er på højde med det beskyttelsesniveau, der er i EU/EØS. Hvis vi overfører dine personoplysninger til lande, hvor det ikke er tilfældet, vil overførslen til disse lande ske efter reglerne i kapitel 5 GDPR. Hvis du har spørgsmål til vores overførsel af oplysninger til tredjelande, kan du kontakte os på persondata@montrahotels.dk.

10. MODTAGERE AF PERSONOPLYSNINGER

Vi kan videregive og/eller overlade dine personoplysninger til leverandører og/eller serviceudbydere i forbindelse med den almindelige drift af vores virksomhed, fx i forbindelse med ekstern administration, drift og support af vores IT-systemer, analyseopgaver, markedsføringsopgaver, udsendelse af nyhedsbreve, revision, økonomistyring, juridisk bistand mv.

11. DINE RETTIGHEDER

Du har til enhver tid mulighed for at gøre brug af dine rettigheder efter databeskyttelseslovgivningen.

11.1 Ret til indsigt

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig, samt modtage en række yderligere oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger.

11.2 Ret til berigtigelse

Du har ret til at få forkerte oplysninger om dig selv rettet og til at få suppleret ufuldstændige oplysninger om dig selv. Det kan blandt andet ske ved, at du selv kommer med yderligere oplysninger.

11.3 Ret til sletning

I visse tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig selv. Det har du blandt andet, når oplysningerne ikke længere er nødvendige for at opfylde de formål, de er indsamlet eller behandlet til, eller hvis behandlingen af oplysningerne ikke er lovlig.

11.4 Ret til begrænsning af behandling

I visse tilfælde har du ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger. Det betyder, at vi ikke må foretage anden behandling af oplysningerne end opbevaring.

11.5 Ret til indsigelse

Du har til enhver tid ret til – af grunde der vedrører din særlige situation – at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

11.6 Ret til dataportabilitet

I visse tilfælde har du ret til at modtage de personoplysninger, du har givet til os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, samt at få overført disse personoplysninger fra os til en anden dataansvarlig uden hindring.

11.7 Ret til at trække et samtykke tilbage

Du har til enhver tid ret til at trække et samtykke til behandling af dine personoplysninger tilbage. Du skal dog være opmærksom på, at dette først har virkning fra tidspunktet for tilbagetrækningen. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger frem til det tidspunkt, hvor du trækker samtykket tilbage.

Du kan læse mere om dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk. Hvis du ønsker at gøre brug af én eller flere af dine rettigheder, kan du kontakte os på persondata@montrahotels.dk.

12. KLAGE

Klage over vores behandling af dine personoplysninger kan ske til:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
E-mail: dt@datatilsynet.dk

13. OPDATERINGER

Det vil fra tid til anden være nødvendigt for os at opdatere denne information om vores behandling af dine personoplysninger. Det er derfor en god ide at holde dig regelmæssigt opdateret. Vi offentliggør nye versioner på vores hjemmeside www.montrahotels.dk.